Lekce 1: Proč jsou kanály pro podávání zpráv důležité

1. Proč jsou oznamovací kanály důležité 

Systémy ochrany oznamovatelů mohou být účinné pouze tehdy, pokud lidé mají možnost podat oznámení a cítí se při tom bezpečně. Oznamovací kanály proto nejsou jen technickými nástroji nebo administrativními postupy. Představují zásadní mechanismus, který ovlivňuje, zda bude protiprávní jednání odhaleno, řešeno a zda mu bude možné předcházet. 

Účinné oznamovací systémy podporují: 

• Transparentnost 

• Odpovědnost 

• Etické vedení a řízení 

• Předcházení korupci a dalšímu protiprávnímu jednání 

• Ochranu veřejného zájmu 

Nevhodně navržené nebo nedostatečně zavedené systémy však mohou od oznamování odrazovat a přispívat ke kultuře mlčení v organizaci. 

Výzkum projektu VoiceGuard ukázal, že mnoho potenciálních oznamovatelů s podáním oznámení váhá, protože se obává: 

• Odvetných opatření 

• Propuštění 

• Vyloučení z kolektivu 

• Poškození pověsti 

• Ztráty profesních příležitostí 

• Nepřátelské reakce organizace 

Účastníci Analýzy potřeb projektu VoiceGuard rovněž uváděli obavy týkající se: 

• Nedostatečného zajištění důvěrnosti 

• Nedostatečné komunikace 

• Obtížně dostupných postupů pro oznamování 

• Nedůvěry ve vedení organizace 

Tato zjištění ukazují, že oznamovací kanály nesmějí existovat pouze formálně, ale musí také účinně fungovat v praxi. Organizace může mít písemná pravidla pro oznamování a oznamovací kanál, který technicky odpovídá požadavkům, zaměstnanci však přesto mohou systém vnímat jako nebezpečný, nedostupný nebo neúčinný. Oznamovací mechanismy se pak stávají spíše symbolickými než funkčními. 

2. Vnitřní oznámení

znamená podání oznámení o možném protiprávním jednání přímo uvnitř organizace prostřednictvím určených vnitřních kanálů nebo postupů. 

Mezi vnitřní oznamovací kanály mohou patřit například: 

• Oznamovací platformy 

• Etické nebo oznamovací linky 

• Příslušné osoby pověřené přijímáním a vyřizováním oznámení 

• Personální oddělení 

• Online oznamovací systémy 

• Zabezpečené e-mailové kanály 

Směrnice (EU) 2019/1937 ukládá mnoha veřejným i soukromým organizacím povinnost zavést vnitřní oznamovací kanály, které jsou: 

• Bezpečné 

• Důvěrné 

• Přístupné 

• Nastavené tak, aby umožňovaly řádná následná opatření 

Účinnost interních systémů hlášení však do značné míry závisí na firemní kultuře a důvěře zaměstnanců.

Znaky účinného vnitřního oznamovacího systému

Účinný vnitřní oznamovací systém by měl:

Být snadno dostupný

Srozumitelně vysvětlovat postup oznamování

Poskytovat záruky důvěrnosti

Umožňovat anonymní oznámení, pokud je to možné

Zajišťovat nestranné vyřizování oznámení

Včas poskytovat oznamovatelům zpětnou vazbu

Zaměstnanci a další potenciální oznamovatelé by měli vědět:

• Kam oznámení podat
• Jak bude oznámení vyřizováno
• Kdo bude mít přístup k informacím
• Jaká ochrana je k dispozici

Nejasné nebo obtížně dostupné informace mohou od podání oznámení výrazně odrazovat.

Hodnocení dovedností projektu VoiceGuard zjistilo, že mnoho organizací:

Nesděluje informace o oznamovacích postupech srozumitelně

Poskytuje nedostatečné školení

Provozuje oznamovací systémy, kterým zaměstnanci nedůvěřují

V některých organizacích postupy oznamování formálně existují, v praxi jsou však téměř nedohledatelné.

Důvěrnost při vnitřním oznamování 

Důvěrnost je jedním z nejdůležitějších prvků účinného oznamovacího systému. 

Oznamovatelé musí mít jistotu, že: 

• Jejich totožnost bude chráněna 

• S informacemi bude nakládáno bezpečně 

• Informace budou zpřístupněny pouze oprávněným osobám 

Porušení důvěrnosti může mít závažné následky, například: 

• Odvetná opatření 

• Poškození pověsti 

• Nedůvěru v organizaci 

• Nižší ochotu podávat další oznámení 

Zachování důvěrnosti proto vyžaduje: 

• Technická bezpečnostní opatření 

• Odpovědný přístup organizace 

Organizace by měly: 

• Omezit přístup k oznámením 

• Ukládat informace bezpečně 

• Školit pracovníky, kteří oznámení vyřizují 

• Nastavit jasné postupy pro zachování důvěrnosti 

Důvěra v organizaci a vnitřní oznamování 

I když oznamovací systém formálně splňuje právní požadavky, zaměstnanci se mohou vnitřnímu oznámení vyhýbat, pokud: 

• Nedůvěřují vedení 

• Považují odvetná opatření za pravděpodobná 

• Považují prošetřování za podjaté 

• Očekávají, že oznámení bude ignorováno 

Důvěra je proto pro účinný vnitřní oznamovací systém zásadní. 

Zaměstnanci jsou ochotnější podávat oznámení v organizacích, které prokazují: 

• Transparentnost 

• Spravedlivý přístup 

• Odpovědnost 

• Respekt k oznamovatelům 

Zásadní roli hraje také komunikace organizace. Zaměstnanci by měli dostávat jasné informace o: 

• Dostupných oznamovacích kanálech 

• Důvěrnosti 

• Způsobu poskytování zpětné vazby 

• Ochraně před odvetnými opatřeními 

Pokud organizace nedává zřetelně najevo závazek chránit oznamovatele, může to přispívat k mlčení a nízkému počtu oznámení. The absence of visible organizational commitment to whistleblower protection may contribute to silence and underreporting. 

Úkol k zamyšlení – zvažte situaci ve své organizaci 

Vědí zaměstnanci o existujících oznamovacích kanálech? 

– Důvěřovali by oznamovatelé zárukám důvěrnosti? 

– Jsou postupy oznamování snadno dostupné a srozumitelné? 

– Očekávali by zaměstnanci po podání oznámení spravedlivé zacházení?

3. Externí oznámení 

Externí oznámení znamená podat oznámení o možném protiprávním jednání příslušnému orgánu nebo instituci mimo organizaci.

Mezi orgány přijímající externí oznámení mohou patřit například:

Protikorupční orgány

Regulační orgány

Instituce typu veřejného ochránce práv

Orgány ochrany životního prostředí

Orgány finančního dohledu

Inspektoráty práce

Úřady pro ochranu osobních údajů

Directive (EU) 2019/1937

Směrnice (EU) 2019/1937 ukládá členským státům zavést externí oznamovací kanály, které jsou schopny:

• Bezpečně přijímat oznámení
• Zachovávat důvěrnost
• Poskytovat zpětnou vazbu
• Chránit oznamovatele

Externí oznámení může být obzvláště důležité, pokud:

Vnitřnímu oznamovacímu systému lidé nedůvěřují

Riziko odvetných opatření je vysoké

Do protiprávního jednání je zapojeno vedení

Vnitřní oznámení jsou ignorována

Hrozí bezprostřední riziko pro veřejnost

Výhody externího oznámení

Externí oznámení může nabídnout:

Větší nezávislost

Vyšší institucionální nestrannost

Menší vliv vedení organizace

Větší důvěryhodnost prošetřování

Oznamovatelé se mohou při externím oznámení cítit bezpečněji, pokud:

• V organizaci panuje nepřátelská kultura
• Vnitřní systém nezajišťuje dostatečnou důvěrnost
• Riziko odvetných opatření je vysoké

Provozním problémům však mohou čelit i externí oznamovací systémy, například:

Průtahům v řízení

Omezeným kapacitám institucí

Nedůsledným následným opatřením

Slabým mechanismům vymáhání

Účinné externí oznamovací systémy proto vyžadují také:

Dostatečnou kapacitu institucí

Jasné postupy

Vyškolené pracovníky

Nezávislost při vyřizování oznámení

Choosing Between Internal and External Reporting Volba mezi vnitřním a externím oznámením 

Ne vždy existuje jediný obecně správný způsob, jak oznámení podat. 

Rozhodnutí může záviset na: 

• Závažnosti protiprávního jednání 

• Naléhavosti rizika 

• Důvěře v organizaci 

• Obavách o zachování důvěrnosti 

• Pravděpodobnosti odvetných opatření 

Je důležité si uvědomit, že volbu způsobu oznámení často neovlivňuje pouze právní rámec, ale také: 

• Kultura pracoviště 

• Dosavadní přístup organizace 

• Vnímané osobní riziko 

Praktická volba způsobu oznámení proto úzce souvisí s důvěrou v instituce a důvěryhodností organizace. 

4. Zveřejnění 

Zveřejnění znamená zpřístupnění informací veřejnosti prostřednictvím:

Novinářů

Médií

Organizací občanské společnosti

Online platforem

Veřejně dostupných komunikačních kanálů

Ke zveřejnění může dojít, pokud:

Vnitřní ani externí oznámení nevedlo k nápravě

Existuje bezprostřední ohrožení veřejnosti

Hrozí zatajení nebo zničení důkazů

Riziko odvetných opatření je mimořádně vysoké

Zveřejnění může hrát důležitou roli při ochraně veřejného zájmu, zejména pokud institucionální systémy nefungují účinně.

Zveřejnění však může být spojeno také s:

• Odhalením totožnosti oznamovatele
• Poškozením jeho pověsti
• Právní nejistotou
• Zvýšeným rizikem odvetných opatření

Je proto důležité si uvědomit, že zveřejnění často představuje složité a vysoce rizikové rozhodnutí.

Rizika spojená se zveřejněním

Zveřejnění může oznamovatele vystavit:

Útokům na pověst

Právnímu nátlaku

Intenzivnímu zájmu a kontrole veřejnosti

Nepřátelskému jednání na pracovišti

Sociální izolaci

Zveřejnění však může být někdy jedinou realistickou možností, pokud:

Instituce nekonají

Je protiprávní jednání systémové

Hrozí bezprostřední újma veřejnému zájmu

Účastníci by měli rozumět:

• Ochranné funkci zveřejnění
• Osobním rizikům, která jsou s ním často spojena

5. Anonymní oznámení 

 

Anonymní oznámení znamená podat oznámení bez uvedení totožnosti oznamovatele. 

Anonymní oznámení může: 

• Snížit obavy z odvetných opatření 

• Podpořit oznamování 

• Zpřístupnit oznamovací systémy širšímu okruhu osob 

Organizace však mohou čelit problémům týkajícím se: 

• Komunikace s anonymními oznamovateli 

• Ověřování důkazů 

• Provádění následných opatření 

Oznamovací systémy odpovídající dobré praxi stále častěji umožňují: 

• Bezpečnou anonymní komunikaci 

• Zabezpečené digitální platformy 

• Průběžný dialog při zachování anonymity 

6. Co činí oznamovací kanály důvěryhodnými? 

Je důležité si uvědomit, že důvěryhodný oznamovací systém vyžaduje více než jen formální a technické splnění požadavků. 

Účinné systémy zpravidla zajišťují: 

• Důvěrnost 

• Dostupnost 

• Nestrannost 

• Včasnou reakci 

• Viditelný závazek organizace chránit oznamovatele 

• Předcházení odvetným opatřením 

Oznamovací systémy přestávají být účinné, pokud: 

• Se zaměstnanci obávají odvetných opatření 

• Není dostatečně zajištěna důvěrnost 

• Oznámení zůstávají bez zpětné vazby 

• Vedení od oznamování odrazuje 

Výzkum projektu VoiceGuard opakovaně ukázal, že důvěra v organizaci výrazně ovlivňuje ochotu podat oznámení. 

Zaměstnanci jsou výrazně méně ochotni podat oznámení, pokud: 

• Mají s předchozím oznamováním negativní zkušenosti 

• Došlo k odvetným opatřením 

Je v organizaci kultura mlčení považována za běžnou