Když se lidé rozhodnou oznámit protiprávní jednání, často tomu předchází období váhání, nejistoty a vnitřního konfliktu. Mnozí oznamovatelé se obávají:
Odvetných opatření
Narušení profesních vztahů
Vyloučení z kolektivu
Poškození pověsti
Negativních dopadů na kariéru
První reakce organizace má proto praktický i psychologický význam.
Respektující, důvěrná a profesionální reakce může:
Posílit důvěru
Podpořit spolupráci
Zmírnit úzkost
Přispět k řádnému průběhu prošetřování
Odmítavá nebo nepřátelská reakce naopak může:
Odrazovat od další komunikace
Zvýšit stres a obavy
Narušit důvěru v organizaci
Vést oznamovatele k podání externího oznámení či ke zveřejnění informací
Výzkum projektu VoiceGuard ukázal, že mnoho lidí ztrácí důvěru v oznamovací systémy, protože organizace nedostatečně komunikují, zlehčují oznámené skutečnosti, reagují se zpožděním nebo se zdají být více zaměřené na ochranu vedení než na řešení protiprávního jednání.
Organizace by proto měly chápat, že vyřizování oznámení není jen procesním úkolem, ale také příležitostí k budování důvěry.
2. Bezpečný a profesionální příjem oznámení
Přijímání oznámení od oznamovatelů
Organizace by měly zavést jasné a dostupné postupy pro přijímání oznámení.
Oznámení lze podat prostřednictvím:
Zabezpečených digitálních platforem
Etické linky
Příslušné osoby pověřené přijímáním a posuzováním oznámení
Útvaru compliance
Zabezpečených e-mailových systémů
Telefonních linek
Při osobním jednání
Bez ohledu na způsob podání by organizace měly zajistit, aby:
Byly postupy oznamování jasně komunikovány
Byly oznamovací kanály dostupné
Byla zachována důvěrnost
S oznamovateli bylo zacházeno s respektem
Příslušná osoba nebo jiný pracovník, který oznámení přijímá, významně ovlivňuje, jak oznamovatel celý systém vnímá.
Dobrá praxe při komunikaci během přijímání oznámení zahrnuje:
Pozorné naslouchání
Vyvarování se hodnoticích soudů
Zachování neutrálního postoje
Respektující reakci na sdělené obavy
Jasné vysvětlení dalších procesních kroků
Organizace by se měly vyvarovat:
Předčasného odmítnutí oznámených obav
Útočného zpochybňování motivů oznamovatele
Zlehčování tvrzení
Vytváření nátlaku na oznamovatele
3. Důvěrnost při přijímání oznámení
Důvěrnost
Důvěrnost je jednou z nejdůležitějších zásad účinného systému ochrany oznamovatelů.
Oznamovatelé musí mít jistotu, že:
Jejich totožnost bude chráněna
Přístup k informacím zůstane omezený
Informace nebudou zbytečně sdíleny
Porušení důvěrnosti může mít závažné následky, například:
Odvetná opatření
Nepřátelské jednání na pracovišti
Ztrátu důvěry
Poškození pověsti
Organizace by proto měly:
Omezit přístup k oznámením
dStanovit jasná pravidla zachování důvěrnosti
Školit pracovníky, kteří oznámení vyřizují
Zajistit bezpečné ukládání informací
Ochrana důvěrnosti by se neměla týkat jen totožnosti oznamovatele, ale také informací o:
Svědcích
Důkazech
Dokumentech z prošetřování
Procesní komunikaci
Povinnost zachovávat důvěrnost je zároveň třeba uplatňovat v souladu s požadavky na:
Procesní spravedlnost
Dodržování právních předpisů
Účinné prošetření věci
Otázka k zamyšlení
Consider the Following Question
– „Proč mohou nedostatky v ochraně důvěrnosti odrazovat od budoucího oznamování v organizaci?“
4. Evidence a dokumentace oznámení
Po přijetí oznámení by měla organizace pečlivě a jednotným způsobem zaznamenat relevantní informace.
Evidence oznámení může zahrnovat:
Přidělení čísla případu
Zaznamenání data přijetí
Zaznamenání použitého oznamovacího kanálu
Stručný popis oznámených skutečností
Určení možných rizik
Zaznamenání dostupných důkazů
Kvalitní dokumentace podporuje:
Jednotné dodržování postupů
Odpovědnost
Transparentnost
Plánování prošetřování
Organizační učení
Organizace by však neměly shromažďovat zbytečné osobní údaje a musí dodržovat požadavky na ochranu osobních údajů.
Informace musí být:
Bezpečně uloženy
Chráněny před neoprávněným přístupem
Uchovávány jen po nezbytně nutnou dobu
Nedostatečná dokumentace může:
Ohrozit prošetřování
Zvýšit právní rizika
Oslabit odpovědnost
Narušit důvěru v systém
5. Prvotní posouzení (triáž)
Třídění pacientů
Prvotní posouzení neboli triáž slouží k posouzení:
Závažnost tvrzení
Naléhavost situace
Důvěryhodnost informací
Rizika odvetných opatření
Vhodné další kroky
Prvotní posouzení je důležité, protože jednotlivá oznámení nepředstavují stejnou míru rizika a nevyžadují stejný postup.
Některá oznámení se mohou týkat:
Korupce
Bezprostředního ohrožení veřejné bezpečnosti
Poškozování životního prostředí
Probíhajících odvetných opatření
Trestné činnosti vyžadující neodkladný zásah
Jiná oznámení mohou:
Vyžadovat upřesnění
Nespadat do režimu ochrany oznamovatelů
Týkat se pracovních stížností, které je vhodnější řešit prostřednictvím personálního oddělení
Týkat se pracovních stížností, které je vhodnější řešit prostřednictvím personálního oddělení
Při prvotním posouzení by organizace měla vyhodnotit:
Zda oznámení spadá do rámce ochrany oznamovatelů
Zda jsou nutná okamžitá ochranná opatření
Možné právní povinnosti
Možné střety zájmů
Prvotní posouzení musí být vždy:
Nestranné
Důvěrné
Bez předsudků či odvetného jednání
Cílem prvotního posouzení není rozhodnout o vině, ale vyhodnotit:
Procesní požadavky
Rizika
Potřebu dalšího prošetřování
6. Střet zájmů a funkční nezávislost
Jedním z hlavních praktických rizik systému ochrany oznamovatelů je nedostatečná nezávislost při vyřizování oznámení.
Organizace by se měly vyvarovat situací, kdy:
Osoby, jichž se oznámení týká, ovlivňují prošetřování
Vedoucí pracovníci dohlížejí na případy, které se týkají jich samotných
Vnitřní tlak vede k porušení důvěrnosti
Výzkum VoiceGuard upozornil v několika organizacích na případy, kdy:
Oznamovací systémy postrádaly nezávislost
Vedení ovlivňovalo vyřizování případů
Zaměstnanci nedůvěřovali interním postupům
Funkční nezávislost je proto nezbytná pro:
Důvěryhodnost
Důvěru
Procesní spravedlnost
Účinné předcházení odvetným opatřením
Organizace by měly jasně stanovit:
Kdo smí oznámení vyřizovat
Postupy pro eskalaci případu
Opatření proti střetu zájmů
Okolnosti, za nichž je nutné zapojit externí subjekt
Sebehodnoticí cvičení
Které kroky jsou důležité v počátečních fázích vyřizování oznámení? Vyberte všechny správné možnosti.
