Mnoho organizací zavádí oznamovací kanály především proto, že jim to ukládají právní předpisy.
Organizace proto mohou vytvořit oznamovací postupy, zveřejnit pravidla pro oznamování protiprávního jednání nebo zavést technické oznamovací platformy, aniž by zajistily, že systémy jsou:
Důvěryhodné
Přístupné
Prakticky účinné
Schopné chránit oznamovatele
Vzniká tak situace někdy označovaná jako „formální soulad bez praktické účinnosti“.
Organizace může formálně plnit právní povinnosti, zatímco zaměstnanci:
Oznamovacímu systému nedůvěřují
Obávají se odvetných opatření
Vyhýbají se oznamování podezření
Domnívají se, že prošetřování není nestranné
Účinná ochrana oznamovatelů proto vyžaduje více než písemné postupy. Vyžaduje:
Závazek organizace
Etické vedení
Praktické odborné kompetence
Průběžné zlepšování
2. Životní cyklus systému ochrany oznamovatelů
Systém ochrany oznamovatelů se zpravidla rozvíjí v několika fázích:
1
Fáze 1 – Vytvoření systému
Organizace zavádějí:
Oznamovací kanály
Postupy
Záruky důvěrnosti
Struktury řízení a dohledu
2
Fáze 2 – Počáteční zavedení
Organizace začínají:
Vyřizovat oznámení
Informovat o postupech
Školit zaměstnance
Uvádět systém do praxe
3
Fáze 3 – Hodnocení a sledování
Organizace posuzují:
Zda oznamovací kanály fungují účinně
Zda zaměstnanci systému důvěřují
Zda existují rizika odvetných opatření
Zda je prošetřování vedeno odpovídajícím způsobem
4
Fáze 4 – Průběžné zlepšování
Organizace upravují:
Postupy
Komunikační strategie
Školicí aktivity
Mechanismy předcházení odvetným opatřením
Struktury řízení a dohledu
Účinné systémy se průběžně vyvíjejí v reakci na:
Zkušenosti z praxe a zpětnou vazbu uživatelů systému
participant feedback
Rizika organizace
Měnící se právní nebo institucionální prostředí
Úkol k zamyšlen
– „Může být oznamovací systém v souladu s právními předpisy, a přesto v praxi neúčinný? Proč?“
3. Proč je hodnocení důležité
Organizace by měly pravidelně hodnotit:
Jak oznamovací systémy fungují
Zda oznamovatelé systému důvěřují
Zda dochází k odvetným opatřením
Zda zaměstnanci rozumějí postupům
Bez hodnocení mohou organizace přehlédnout:
Praktické nedostatky
Porušení důvěrnosti
Problémy v řízení systému
Nízké povědomí o možnosti oznámení
Kulturní překážky, které od oznamování odrazují
Hodnocení podporuje:
Odpovědnost
Transparentnost
Organizační učení
Předcházení rizikům
Pravidelné hodnocení rovněž prokazuje závazek organizace k etickému řízení a ochraně veřejného zájmu.
4. Organizační učení
Systémy ochrany oznamovatelů by měly podporovat organizační učení, nikoli pouze reagovat na jednotlivá oznámení.
Organizace by měly analyzovat:
Opakující se typy oznámení
Provozní a procesní selhání
Nedostatky v komunikaci
Vzorce odvetných opatření
Mezery v postupech
Účelem hodnocení není pouze odhalovat protiprávní jednání, ale také zlepšovat:
Oznamovací systémy
Řízení systému
Komunikaci
Organizační kulturu
Organizace, které analyzují opakující se vzorce v oznámeních, zpravidla lépe dokážou:
Předcházet budoucím rizikům
Posílit důvěru
Posilovat odpovědnost
5. Školení a zvyšování povědomí
Školení je pro účinný systém ochrany oznamovatelů nezbytné.
Zaměstnanci, vedoucí pracovníci, osoby provádějící prošetřování, pracovníci personálního útvaru a útvaru compliance by měli rozumět:
Oznamovacím postupům
Povinnostem zachovávat důvěrnost
Rizikům odvetných opatření
Zásadám komunikace
Povinnostem organizace
Hodnocení dovedností projektu VoiceGuard zjistilo významné mezery ve znalostech týkající se:
Postupů prošetřování
Předcházení odvetným opatřením
Důvěrnosti
Praktického vyřizování oznámení
Bez školení:
Mohou oznamovací systémy zůstat nevyužívané
Mohou zaměstnanci s oznámeními nakládat nesprávně
Může klesat důvěra
Školení by proto mělo být:
Pravidelné
Přístupné
Praktické
Přizpůsobené rolím a rizikům v organizaci
Sebehodnoticí cvičení – Životní cyklus systému
Které z následujících činností podporují průběžné zlepšování? Vyberte všechny správné možnosti.
